Política de Tratamiento de Datos Personales
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Fundación Colombiana Contra la Violencia Vicaria
Sitio web: https://violenciavicariacolombia.com/
1. Introducción
La Fundación Colombiana Contra la Violencia Vicaria reconoce la protección de los datos personales como un derecho fundamental y asume el compromiso de garantizar un tratamiento responsable, seguro, confidencial y respetuoso de la información que recibe en el desarrollo de sus actividades institucionales.
En el marco de sus procesos de orientación, asesoría, acompañamiento, formación, cooperación y atención, la Fundación puede recibir información personal y familiar de mujeres, niñas, niños, adolescentes y otras personas que solicitan apoyo o establecen contacto con la organización.
Por la naturaleza de su labor, la Fundación reconoce que parte de esta información puede tener carácter privado o sensible y, por tanto, requiere medidas especiales de protección, acceso restringido y confidencialidad.
La presente política establece los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación y supresión de los datos personales tratados por la Fundación.
2. Marco normativo
Esta política se fundamenta principalmente en:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
- Decreto 1377 de 2013, incorporado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
- Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia.
- Las demás disposiciones que modifiquen, reglamenten o complementen el régimen de protección de datos personales en Colombia.
3. Principios aplicables al tratamiento de datos
La Fundación orientará el tratamiento de la información conforme a los siguientes principios:
Legalidad: el tratamiento de datos personales se desarrollará de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Finalidad: la información será recolectada y utilizada para propósitos legítimos, específicos y relacionados con las actividades institucionales.
Libertad: el tratamiento se realizará con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.
Veracidad y calidad: la información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: los titulares podrán conocer la existencia, el uso y las finalidades del tratamiento de sus datos.
Acceso y circulación restringida: la información personal estará disponible únicamente para las personas autorizadas y para quienes tengan legitimación legal para acceder a ella.
Seguridad: se adoptarán medidas administrativas, técnicas y organizativas para proteger la información frente a pérdida, alteración, acceso no autorizado o divulgación indebida.
Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de información personal deberán preservar su reserva, incluso después de finalizar su relación con la Fundación.
4. Información personal objeto de tratamiento
En desarrollo de sus actividades, la Fundación podrá tratar, según las necesidades de cada gestión, las siguientes categorías de información:
4.1. Datos de identificación y contacto
- Nombres y apellidos.
- Tipo y número de documento de identidad, cuando sea necesario.
- Dirección o ciudad de residencia, cuando resulte pertinente.
- Correo electrónico.
- Número de teléfono y otros medios de contacto.
4.2. Información relacionada con solicitudes de atención
- Descripción de la situación que motiva el contacto.
- Información relacionada con solicitudes de orientación o asesoría jurídica y psicológica.
- Información sobre procesos administrativos, judiciales o familiares, cuando resulte necesaria para la atención.
- Documentos o soportes que la persona suministre voluntariamente para gestionar su solicitud.
4.3. Información familiar
Cuando resulte pertinente para la atención solicitada, la Fundación podrá recibir información relacionada con el entorno familiar, vínculos de parentesco, hijos, niñas, niños y adolescentes, así como circunstancias relevantes para comprender la situación expuesta.
4.4. Datos sensibles
La Fundación reconoce que, debido a la naturaleza de sus actividades, puede recibir información sensible relacionada con la salud física o mental, situaciones de violencia, vida familiar, circunstancias psicológicas, experiencias personales y otros aspectos que puedan afectar la intimidad de las personas.
El tratamiento de esta información estará sujeto a las condiciones especiales establecidas en la Ley 1581 de 2012 y requerirá las autorizaciones y garantías aplicables.
El suministro de datos sensibles será facultativo, salvo las excepciones legales correspondientes.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados por la Fundación serán tratados para las siguientes finalidades, según corresponda a cada solicitud o relación institucional:
- Recibir, registrar y gestionar solicitudes de información, orientación y atención.
- Establecer comunicación con las personas que solicitan apoyo o servicios.
- Realizar verificaciones necesarias para gestionar las solicitudes presentadas.
- Coordinar y desarrollar procesos de asesoría jurídica y psicológica.
- Gestionar actividades de acompañamiento, orientación y fortalecimiento de capacidades.
- Realizar seguimiento a las gestiones institucionales solicitadas.
- Administrar registros internos de atención y bases de datos institucionales.
- Gestionar solicitudes de donación, cooperación, voluntariado y participación institucional.
- Desarrollar procesos administrativos, estadísticos y de seguimiento, aplicando medidas de protección y anonimización cuando corresponda.
- Atender requerimientos de autoridades competentes cuando exista obligación legal.
- Cumplir las obligaciones legales y contractuales relacionadas con las actividades de la Fundación.
La información no será utilizada para finalidades incompatibles con aquellas que hayan sido informadas al titular.
6. Tratamiento de información sensible
La Fundación reconoce que los datos relacionados con experiencias de violencia, salud, situaciones psicológicas, vida familiar y circunstancias personales pueden comprometer la intimidad y generar riesgos para quienes los suministran.
Por esta razón:
- Se limitará la recolección de información sensible a aquella que resulte pertinente para la finalidad de la gestión.
- Se informará al titular sobre el carácter facultativo de suministrar datos sensibles.
- Se solicitará la autorización explícita cuando sea legalmente exigible.
- Se restringirá el acceso a las personas que necesiten conocer la información para desarrollar sus funciones.
- Se evitará la circulación o divulgación no autorizada.
- Se procurará mantener la información protegida mediante medidas de seguridad y confidencialidad.
La Fundación no condicionará la atención a la entrega de información sensible que no resulte necesaria para la gestión solicitada.
7. Protección de datos de niñas, niños y adolescentes
La Fundación reconoce la prevalencia de los derechos de niñas, niños y adolescentes y la protección especial que debe garantizarse a su información personal.
Cuando, en el desarrollo de una gestión institucional, resulte necesario recibir información relacionada con menores de edad, se observarán las disposiciones legales aplicables, el interés superior del niño y el respeto de sus derechos fundamentales.
El tratamiento de datos personales de niñas, niños y adolescentes se realizará únicamente cuando se cumplan las condiciones legales correspondientes, atendiendo a su interés superior y respetando sus derechos prevalentes.
La Fundación evitará recolectar información de menores de edad que no resulte necesaria para la finalidad legítima de la atención.
8. Confidencialidad y separación de la información institucional
La información personal suministrada por las personas que solicitan orientación, asesoría, acompañamiento o cualquier otra gestión será administrada mediante los canales y registros internos de la Fundación.
La información de los procesos de atención no se utilizará para elaborar publicaciones, noticias, campañas, contenidos institucionales o materiales de divulgación que permitan identificar a las personas atendidas o a sus familiares.
La Fundación mantendrá una separación entre:
- Información interna de atención: datos personales, documentos, relatos, antecedentes y demás información suministrada para gestionar solicitudes institucionales.
- Información pública institucional: contenidos educativos, noticias, campañas, actividades, estadísticas e información de impacto que se divulgue a través del sitio web y los canales de comunicación de la Fundación.
La publicación de testimonios, fotografías, experiencias o historias que puedan identificar a una persona requerirá una autorización específica, libre, informada y verificable, además del cumplimiento de las garantías legales aplicables. La autorización para recibir atención no constituye autorización para divulgar información personal.
La Fundación procurará que los informes y estadísticas públicas se presenten de manera agregada o anonimizada, evitando la identificación de las personas involucradas.
9. Autorización para el tratamiento
La Fundación solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular cuando esta sea exigible conforme a la legislación vigente.
Al momento de solicitarla, se informará sobre:
- Las finalidades del tratamiento.
- Los derechos que le asisten al titular.
- El carácter facultativo de suministrar datos sensibles o información de niñas, niños y adolescentes.
- Los canales disponibles para realizar consultas y reclamos.
La Fundación conservará los soportes de las autorizaciones otorgadas, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.
La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o mediante conductas inequívocas, cuando la normativa lo permita. El silencio no se entenderá como autorización.
10. Derechos de los titulares
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando sea exigible.
- Conocer el uso que se ha dado a su información.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
- Solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización cuando proceda legalmente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando consideren que se han vulnerado sus derechos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable, cuando corresponda.
Estos derechos podrán ejercerse directamente por el titular, sus causahabientes o sus representantes debidamente acreditados, según corresponda.
11. Procedimiento para consultas y reclamos
Las personas que deseen ejercer sus derechos podrán presentar sus solicitudes a través del correo electrónico:
contacto@violenciavicariacolombia.com
11.1. Consultas
El titular podrá solicitar información sobre sus datos personales, conocer el tratamiento realizado y solicitar acceso a la información que repose en los registros de la Fundación.
Las consultas serán atendidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.
Cuando no sea posible atenderlas dentro de ese término, se informarán los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11.2. Reclamos
El titular podrá presentar reclamos cuando considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta un presunto incumplimiento de las disposiciones sobre protección de datos personales.
El reclamo deberá contener, como mínimo:
- Identificación del titular.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Dirección o medio de contacto para recibir respuesta.
- Documentos que se consideren pertinentes, cuando corresponda.
Si el reclamo está incompleto, se solicitará al interesado que lo subsane dentro de los términos legales.
Una vez recibido el reclamo completo, se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Cuando no sea posible responder en ese plazo, se informarán los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando corresponda, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite», conforme a las disposiciones legales.
12. Seguridad de la información
La Fundación procurará implementar medidas de protección adecuadas a la naturaleza de la información que administra, con el propósito de prevenir:
- Accesos no autorizados.
- Pérdida o destrucción de información.
- Alteración de registros.
- Divulgación indebida.
- Uso de datos para finalidades no autorizadas.
Las personas que participen en procesos de atención o tengan acceso a información personal deberán cumplir las obligaciones de confidencialidad y utilizar los datos exclusivamente para las funciones autorizadas.
13. Transmisión y transferencia de información
La Fundación no comercializa ni vende las bases de datos personales que administra.
La información podrá ser suministrada a terceros únicamente cuando exista autorización del titular, una obligación legal, una orden de autoridad competente o alguna otra condición legal que permita su comunicación.
Cuando resulte necesario contratar servicios que impliquen el tratamiento de información por cuenta de la Fundación, se procurará establecer las obligaciones de confidencialidad, seguridad y uso limitado correspondientes.
14. Conservación y supresión de la información
Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades que justificaron su recolección y atender las obligaciones legales, contractuales, administrativas o de archivo que resulten aplicables.
Una vez cumplidas las finalidades y los períodos de conservación correspondientes, la información podrá ser suprimida, anonimizada o conservada cuando exista una obligación legal o una causa legítima que justifique su permanencia.
Las solicitudes de supresión y revocatoria se atenderán de acuerdo con los derechos del titular y las excepciones previstas en la legislación.
15. Modificaciones de la política
La Fundación podrá modificar esta política cuando se presenten cambios normativos, institucionales, tecnológicos o en sus procedimientos de tratamiento de datos personales.
Las modificaciones serán publicadas en el sitio web institucional y estarán disponibles para consulta de los titulares.
16. Contacto institucional
Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales, la Fundación dispone del siguiente canal:
Fundación Colombiana Contra la Violencia Vicaria
Correo electrónico: contacto@violenciavicariacolombia.com
Sitio web: https://violenciavicariacolombia.com/
Última actualización: noviembre de 2026.
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